Junta de PAS funcionario
Universidad Politécnica de Valencia
ACTA DE LA ASAMBLEA DEL PERSONAL FUNCIONARIO DEL VIERNES 23 DE MAYO DE 1997
Siendo las 13:15 horas del viernes 23/05/97, se reúne la asamblea del personal funcionario administrativo de la Universidad Politécnica de Valencia (asisten en torno a 65 trabajadores/as), en el Salón de actos de la ETSICCP, para tratar exclusivamente el siguiente orden del día:
1.- Problemas surgidos con la aplicación Serpis.
2.- Ruegos y preguntas.
Integran la mesa de la asamblea, tres miembros de la Junta de Personal de Administración y Servicios Funcionario, que son:
Alonso Pérez Tébar, Amparo Escribá Casa y Miguel Granell León.
Comienza Alonso Pérez, con una larga intervención, recordando lo que ha venido ocurriendo desde final de año, hasta estos momentos con la aplicación informática que se ha implantado para la gestión económica en la Universidad.
El último día de 1996 se da por liquidada la anterior aplicación de gestión económica, elaborada y desarrollada por el personal del Centro de Proceso de Datos de la Universidad, en entorno MS-DOS, y que tan buenos resultados venia dando.
Comienza el año 1997 y, por parte de la Gerencia de la Universidad, se anuncia la implantación de una nueva aplicación informática, para entorno Windows, y que se estaba utilizando para la gestión económica en las oficinas de la Generalitat Valenciana.
A finales del mes de enero, se realiza un curso de preparación al personal administrativo que debía trabajar con la citada aplicación, curso al que no todo el personal puede asistir.
Dicho curso se imparte cuando todavía la aplicación no esta totalmente instalada en la UPVNET, y además se explica su funcionamiento desde un punto de vista teórico, muchas veces en la pizarra.
A principios de marzo se comienza a trabajar con la aplicación, en todas las oficinas a la vez, y comienzan los problemas (sobre todo "cuelgues" de los equipos informáticos, lentitud suprema, etc…) .
Los problemas son muchos, gran parte de ellos se recogen en el cuadro de más abajo, pero sobre todo el principal problema que se genera con el uso de la aplicación es que crea una enorme ansiedad a los usuarios, que ven como día a día se acumulan las facturas, como se acumula su trabajo, y la aplicación no da salida, porque sigue sin funcionar bien.
También existe un alto malestar, pues no existe personal responsable a quien dirigirse que tenga capacidad para resolver todos los problemas que surgen constantemente con el uso de la aplicación.
Es una aplicación preparada para trabajar con 50 usuarios, pero no con 2.000, que es el número de usuarios de la Universidad.
Es una aplicación que va muy bien para el personal directivo, pues calcula la contabilidad analítica, patrimonial, etc… automáticamente, pero es muy complicada para el usuario.
Es una aplicación en entorno Windows que no tiene ayuda, ni en F1 ni en ninguna otra parte.
Es una aplicación que el Gerente se han empeñado en que se utilice, como sea, sin hacer una prueba piloto, y sin hacer fases para su puesta en marcha.
Una aplicación que ha necesitado que todos los equipos de la Universidad migren desde el Windows 3.11 al Windows 95, y que se tengan que mejorar el hardware de todos ellos, que se tenga que cablear con fibra óptica, etc…
Una aplicación que ha costado 7 millones y lleva la 8 millones de gastos añadidos.
En definitiva una aplicación que más que ayudar al trabajo, lo que hace es crear stress, molestias y malestar entre sus usuarios.
Y así, entre problemas, transcurre el mes de marzo y abril, hasta que finalmente, el pasado 12 de mayo, el Gerente reúne a los Directores de Departamentos para explicarse por el mal funcionamiento de la aplicación.
Reunión de la que salen los Directores con la idea de que todo el mal funcionamiento de la aplicación se debe a la incapacidad del personal administrativo y a su bajo nivel en el conocimiento de programas informáticos.
Y cuando los Directores vuelven a sus respectivos Departamentos, se lo manifiestan de una u otra manera a su personal, lo cual genera inmediatamente un alto clima de crispación y malestar entre el personal administrativo.
Y como consecuencia de ello, y por las reclamaciones que han llegado a la Junta de PAS funcionario, se ha convocado esta asamblea para debatir el tema amplia y libremente entre todo el personal afectado.
Por parte de la Junta de PAS funcionario consideramos que, en primer lugar, debemos recoger todos los problemas generados por la aplicación, para posteriormente exigirle al Gerente que una Comisión mixta entre el personal informático, la administración, el personal afectado usuario y la empresa fabricante del programa le pongan fin a todos ellos, lo más rápidamente posible.
Y, mientras tanto, mantener informado a todo el personal administrativo de la evolución del asunto a través del tablón de anuncios de la UPVNET.
Y, en segundo lugar, tenemos la intención de indicarle al Gerente que no se tropiece dos veces en la misma piedra, puesto que tras la aplicación de gestión económica, se van a imponer nuevas aplicación para nóminas, recursos humanos y gestión de alumnado.
Y que para evitar que surjan problemas en el futuro es necesario que el personal administrativo usuario sea oído en el presente.
A continuación interviene Miguel Granell, que desarrolla los comentarios expuestos anteriormente, así como comenta varios de los problemas que aparecen en el cuadro de más abajo.
Interviene Merche, indicando que ha detectado un problema con la "Caja fija" que no aparece en el cuadro, y que debería estar, pues le esta obligando a hacerlo todo doble.
Interviene Cristina, que dice que no es cierto lo que dice el Gerente en cuanto al problema de Reprografia, pues están devolviendo las facturas, y ahora se deben hacer en las oficinas gestoras.
Interviene otra compañera, que dice que no es cierto lo que dice el Gerente, sobre los listados de transferencias, ya que la aplicación no saca relación de transferencias.
Interviene otra compañera, indicando que se debe manifestar por escrito al Gerente nuestro malestar, puesto que después de trabajar como enanos, preocupándonos por sacar lo antes posible todo el trabajo, se nos trata como burros ignorantes.
Interviene Teresa, que dice que no existen personas competentes que resuelvan cualquier duda en cualquier momento.
Salva de la quema a la compañera Pilar, que echa una mano a todo el mundo, en lo que puede, y que quien debe solucionar los problemas son los que tienen los negociados en gestión económica, que para eso tienen los niveles y la responsabilidad.
Interviene Juan Luis, que dice que somos un colectivo que no nos hacemos de respetar, y que por eso nos pasa lo que nos pasa.
Interviene José, que dice que los problemas que él ha tenido se los ha tenido que resolver el Gerente, puesto que el Pepe el Jefe del Servicio de Gestión Económica, no ha sabido resolvérselos.
Interviene Mariló, diciendo que cuando le devuelven un ADOK no se sabe quien lo hace y bajo que criterios, para poder consultarle directamente.
Interviene Roberta, indicando que tiene un problema, porque la cuenta que debe poner en el ADOK no existe en la aplicación, por lo que le devuelven la documentación y no le dan ninguna solución.
Salva de la quema a la compañera Pilar, que se desvive por ayudar a todo el mundo.
Interviene otra compañera, indicando que para convencer a su Director de la lentitud de la aplicación, lo sentó delante del ordenador, e hicieron juntos varios ADOK, y puedo comprobar los graves problemas de la aplicación.
Piensa que el Gerente debe hablar con el PAS y solucionar los problemas que se han detectado.
Salva también de la quema a Pilar, que dice que esta a punto de suicidarse.
Interviene Merche, diciéndole a Juan Luis que puede ser que el colectivo no se haga de respetar, pero ella personalmente siempre se ha hecho de respetar.
Interviene Teresa, diciendo que a la próxima asamblea debería venir el Gerente y contestar a las preguntas de la gente.
Interviene Inma, para decir que no sabemos quienes nos deben solucionar los problemas, no sabemos cual es el organigrama de gestión económica (responsables administrativos e informáticos).
También pide que se facilite al personal usuario un manual de la aplicación, un libro de instrucciones del Serpis.
Interviene Mª José, diciendo que es cierto lo que dice el Gerente sobre el desconocimiento de la aplicación, puesto que no se nos ha enseñando su funcionamiento correctamente.
Se debe hacer un escrito al Gerente manifestando nuestro cabreo por esta situación.
Interviene otra compañera, indicando que se están dando soluciones traperas, como por ejemplo poner partidas a mano, porque no están en la aplicación.
Interviene Juan, diciendo que no se puede trabajar con la aplicación, y es necesario que se nos facilite un manual, un curso intensivo en horas de trabajo y que se clarifique quien es responsable de dar las soluciones a los problemas que se están generando.
Interviene Teresa, diciendo que si no hay solución a los problemas se debe desechar la aplicación y comprar otra nueva que no de problemas.
Interviene Alicia, indicando que falta información sobre el funcionamiento del programa (no todos han hecho el curso, por ridículo que este fuese), no existen responsables que solucionen los problemas (no hay organigrama), no hay manual ni ayuda para la aplicación, y sobre todo falta comunicación entre quien debe solucionar los problemas y los usuarios que los detectan.
Interviene Merche, insistiendo en los problemas detectados sobre la caja fija, que no se han recogido en el cuadro del Gerente.
Interviene Amparo, diciendo que no puede dedicar todo el tiempo a la aplicación, no puede dedicar todo el tiempo a la gestión económica, puesto que en su trabajo tiene otras muchas cosas que hacer.
La aplicación requiere la dedicación exclusiva de una sola persona.
Interviene Roberta, pidiendo un manual, ayuda en la aplicación, y un organigrama claro de gestión económica.
Interviene Mariló, diciendo que no piensa ir a un curso donde la insulten, como ocurrió con el que se dio en enero.
Interviene Pilar, diciendo que se debe enterar todo el mundo en la Universidad, de que existe un malestar entre el personal funcionario administrativo, pues se nos ha tratado muy mal, se nos ha desprestigiado delante de todos y eso se debe reparar.
Interviene Alicia, insistiendo en que no todos han tenido curso, por malo que fuese, y que se debe hacer un nuevo curso voluntario para todos aquellos que quieran.
Interviene Juan, diciendo que si el curso que nos van a dar es como el que nos dieron, que no lo quiere, que si el manual es tan malo como el que nos dieron, que no lo quiere, que no tiene ganas de perder el tiempo y que quien deba hacerlo que de las soluciones.
Interviene Mª José, indicando que se debe concretar y resumir lo dicho en la asamblea, y así propone:
a).- Hacer un escrito de queja al Rector, enviándole copia al Gerente.
b).- Exigir un manual en condiciones y ayuda en la aplicación.
c).- Exigir un curso voluntario para todo el personal interesado.
d).- No entregar al Gerente el cuadro con los problemas, guardarlo para cuando se necesite.
e).- Exigir al Gerente una Comisión de seguimiento de la aplicación, que detecte y resuelva los problemas, con participación de los usuarios.
Interviene otro compañero, que propone que el escrito se dirija al Gerente únicamente.
Estando de acuerdo en el resto de puntos indicados por Mª José.
Siendo el único punto discrepante el de dirigir el escrito al Rector y Gerente, o únicamente al Gerente, por parte de la Mesa se someten a votación ambas propuestas, con el resultado de:
Enviar el escrito al Rector y Gerente, 35 votos.
Enviar el escrito al Gerente, 25 votos.
Se acuerda enviar un escrito de queja al Rector, y una copia al Gerente, nombrándose una comisión de redacción al efecto.
Se presentan voluntarias para redactar el escrito Mamen, Pilar y Amparo.
Se solicita por la Comisión de redacción que se celebre una nueva asamblea donde se debata el contenido del texto del escrito, siendo aprobado por unanimidad.
En el siguiente cuadro se recogen algunos de los problemas detectados, antes y durante la asamblea, y del que gran parte del mismo es la información que el Gerente hizo llegar a los Directores de Departamento:
| Problemas detectados | Respuesta Gerencia | Nuestra opinión |
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| Excesivo tiempo de espera en la localización de la partida | Se ha habilitado la posibilidad de introducir directamente las diferentes clasificaciones que permiten la localización de la partida de gastos. | Es cierto, pero no es posible memorizar la multitud de claves orgánicas, económicas y funcionales que gestiona un Departamento, siempre diferentes para cada clave específica y oficina gestora. Sería posible funcionar con listados e introducir los dígitos manualmente, pero ello no deja de añadir más tiempo/trabajo de lo que sería deseable. |
| Pago fraccionado de una misma factura | La comunicación a los proveedores de los pagos llevan desde el 24/4 referencia de factura.
Estamos preparando un proceso de pagos agrupados por proveedor y factura. |
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| Dificultad en el seguimiento de la situación de una factura tramitada. | Desconocimiento de la aplicación. SERPIS permite un conocimiento exhaustivo de la tramitación de cada documento, tanto por consultas por pantalla, como mediante listado. | La respuesta del informe denota un desconocimiento de la administración de un Departamento. Existe realmente una dificultad probada en el seguimiento de facturas desde departamentos con varias oficinas gestoras. La estructura actual de la aplicación exige que para comprobar el estado de tramitación de una factura, sobre la que desconocemos previamente a que oficina gestora pertenece, tengamos que entrar a cada una de ellas, hasta encontrar la que contiene la factura, para solicitar la información que necesitamos. Si el departamento tiene 10 o 20 oficinas gestoras, y se trata de un proveedor que suministra a varias de ellas la búsqueda puede significar un buen espacio de tiempo y paciencia. |
| No es posible imprimir mas que ocho o diez documentos a la vez. | Hay dificultades en la impresión de documentos derivadas de la utilización de EXCEL, pero no es cierto que falle cuando se lanzan más de ocho o diez, el fallo depende de muchos factores.
Estamos preparando la impresión de documentos en VISUAL BASIC. |
Es cierto, muchas veces la orden de impresión de un solo documento produce el error y te saca del sistema. |
| No existen listados por centros de coste | Ya están a disposición. | No, el día que se entregó el informe no estaban a disposición, se pusieron a disposición el día 21-5-97. Pasados algunos días después de la entrega del informe. La entrega de éstos a los Directores de Departamento dejó en entredicho la capacidad de los Responsables Administrativos para facilitar dichos listados a los Jefes de la unidad. A lo mejor era lo que se pretendía. |
| No coinciden los saldos de diferentes listados | Rigurosamente falso. Seguramente se desconoce el alcance de la información consultada en sus diferentes fases contables. | |
| No hay listado por proveedores con indicación del pago de sus facturas. | Desconocimiento de la aplicación. Se pueden listar de varias formas: "Operaciones pendientes en fase", "Facturas por tercero en fase", etc… | |
| ¿Donde aparecerán registradas y valoradas las divisas? | Aparecen contabilizadas, normalmente a los dos días de su solicitud, en el concepto donde se ha producido el gasto por su contravalor en pesetas. | |
| ¿Como se contabilizará el consumo telefónico? | Aparecerá contabilizado de acuerdo con la distribución de líneas telefónicas entre las diferentes Oficinas Gestoras.
A partir del segundo semestre haremos una reserva de crédito con una proyección del gasto hasta final de año. |
Hasta el momento nadie nos ha preguntado donde van cargadas cada una de las extensiones telefónicas. El cargo debería de ser mensual, una vez consultados los Departamentos/Centros. Las diferentes extensiones irán cargadas a diferentes centros de coste del capítulo II, o incluso es probable que avanzado el año convenga realizar el cargo a cuentas de proyectos o convenios. |
| Como se tramita el gasto de reprografia y publicaciones. | Cada Departamento lo tramita directamente con las facturas que le remita el concesionario.
Aquellos Departamentos que han optado por mantener la tramitación anterior se les cargarán directamente las facturas remitidas por el concesionario. |
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| ¿Como aparecen los "AFJ" en el disponible del presupuesto? | En el momento en el que se solicitan y son tramitados, se detraen automáticamente del presupuesto disponible. | |
| ¿Son posibles las transferencias internas entre centros de coste? | Se tramitan mediante una notificación al Servicio de Gestión económica, bien como "Nota de cargo" ó como "Transferencia".
Punto 5 de la Instrucción número 2 |
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| Reembolso al personal que paga directamente facturas | Se ha resuelto mediante la figura del endoso y su tramitación esta completamente automatizada.
Punto 3 de la Instrucción número 2 |
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| ¿Contra que créditos se puede justificar los "AFJ" solicitados? | En el programa 422 contra cualquier concepto del capitulo contra el que se ha solicitado.
En el programa 541 contra cualquier concepto o convenio siempre que pertenezca a un mismo proyecto (bolsa de vinculación). |
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| ¿Se puede pedir un "AFJ" sin haber justificado el 100% del anterior? | Si y se puede agregar la justificación. | |
| No se pueden tramitar gastos en convenios que han recibido ingresos en 1997 | Si el ingreso corresponde a una factura de 1996 ó de años anteriores, el crédito para estar ya existía al inicio del ejercicio, dado que ese fue el criterio adoptado al cierre de 1996.
Si el ingreso es de una factura emitida en 1997, el problema debe estar resuelto desde el pasado 25 de abril, fecha en la que se procesaron todas las facturas remitidas por el CTT hasta la fecha. Si el ingreso corresponde a cursos gestionados pro el CFP, el problema debe estar resuelto desde el pasado 2 de mayo, fecha en ella que se procesaron los ingresos remitidos por el CFP hasta la fecha. Si el ingreso no tiene factura previa o no es de cursos gestionados por el CFP, el problema se resolverá hoy día 12 de mayo. Estamos preparando un proceso que permita la carga automática de las facturas y de los ingresos bancarios efectivos de los convenios. Para ello es imprescindible reformar y normalizar buena parte de los procedimientos actuales y, con carácter previo, regularizar la situación presupuestaria de la totalidad de los convenios de la UPV. |
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| Dificultades en la gestión de diferentes unidades de gasto pertenecientes a un mismo Departamento. | |
La asignación de oficinas gestoras a lo que son simplemente unidades de gasto significa que a un Departamento se le asignan varias de éstas. No se ha contemplado que un mismo Departamento, en donde habiendo varias unidades de gasto, sólo existen uno o dos gestores: Los Responsables administrativos del mismo.
Esta cuestión no sólo ralentiza y añade más tiempo perdido en los trabajos presupuestarios, si no que además supone un trastorno más para los proveedores a los que ya les era difícil separar los departamentos universitarios para ahora también tener en cuenta que éstos se dividen en oficinas gestoras independientes. Las facturas aglutinan varias de estas oficinas gestoras impidiendo la tramitación inmediata de ésta. |
| Facturas sin tramitar.
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En estos momentos todavía no es posible realizar la tramitación de algunas facturas debido a que siguen sin solución diversos problemas, a saber:
Profesores que no tienen asignado todavía número de usuario. A pesar de haber recibido comunicación oficial bien de Vicerrectorado, bien del CTT de la asignación de presupuesto.
Convenios oficiales que no tienen saldo disponible. A pesar de tener ya comunicación de aprobación del proyecto o hallarse algunos en su 2º o 3er. Año de ejecución. Proyectos con el IMPIVA, CICYT, etc., que requieren un gasto continuado a lo largo del año, que se debe justificar a fecha fija, y cuya subvención es ingresada muy avanzado el ejercicio o se efectúa a posteriori (después de la justificación). |
| Inexistencia de listados de estado de cuentas | |
.Todavía no existe a disposición del usuario simples listados de estado de cuenta, es decir apuntes (ingresos - gastos) y saldo. |
| No han sido volcados todavía los gastos ocasionados por las becas | |
No han sido volcados todavía los gastos ocasionados por las becas.
Problema que provoca que los saldos de proyectos, tanto oficiales como privados, sean irreales. |
| Deficiente funcionamiento de los responsables administrativos. Bajo nivel de formación y/o profesionalidad | Deficiente funcionamiento de los responsables administrativos. Bajo nivel de formación y/o profesionalidad | Éstas afirmaciones implican un claro desconocimiento de los trabajos que se desarrollan en un Departamento.
Si bien pudiera ser cierto que existen casos que puedan llevar a dicha conclusión. No es la norma. La mayoría de responsables administrativos intentan, con mucha dificultad, sacar diariamente la mayor cantidad de trabajos posibles realizando un apoyo eficaz al profesorado, becarios y colaboradores de un Departamento.
Desgraciadamente la gran variedad de labores, las interrupciones constantes y el propio volumen de trabajo, impide en muchas ocasiones que se desarrolle un trabajo satisfactorio y gratificante, tanto para unos como para otros.
A esto hay que añadir el aumento de tareas que año a año van engrosando las que tenían asignadas.
Para acabar de rematar los mayores tiempos de gestión de la aplicación Serpis (que según tareas duplican los anteriores), suponen un verdadero agobio para los que diariamente tenemos que pelear con la faena habitual, con el programa de gestión y con todos los problemas (que no han sido pocos) que van surgiendo debida a su implantación.
La faena ha aumentado considerablemente, mientras que el personal destinado a Departamentos es siempre el mismo.
La aplicación Serpis ha restado tareas que se duplicaban en servicios como contabilidad, sin mejorar la funcionalidad de los Departamentos/Centros. |
| Puesta en marcha precipitada de la aplicación SERPIS. | |
Puesta en marcha precipitada de la aplicación SERPIS.
El curso fue una parodia. |
| La aplicación no resuelve los problemas.
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La aplicación produce mucho papel al generar como mínimo un ADOP por factura.
Se come más tiempo.
La aplicación no sirve para controlar el presupuesto, y es preciso llevar doble contabilidad.
La aplicación no reconoce la especificidad de la Universidad.
Posibilidad de control por subcentros (ingreso - gasto = saldo) |